Menschen. Informationen. Prozesse.
Das Schlagwort vom "Erfolgsfaktor Vernetzung" macht die Runde in Wissenschaft und Technik. Know-how wird zusammengeführt, um mit innovativen Ideen auf neue und komplexere Herausforderungen zu antworten.
Ganz anders jedoch das Bild im durchschnittlichen deutschen Unternehmen: Daten und Dokumente führen ein Inseldasein. Hier das Office-Dokument auf dem lokalen Rechner eines Mitarbeiters, dort wertvolles Expertenwissen, gespeichert allerdings nur im Kopf des Spezialisten.
Durch diese fehlende Vernetzung fallen, so eine Studie des Marktforschers Gartner, in den Unternehmen jährlich einige Hunderttausend Euro an Kosten an, allein um nach diesen Daten zu suchen. Ganz zu schweigen von verpassten Chancen durch nicht erkanntes Optimierungspotenzial.
Optimierungswerkzeug "Unternehmensportal"
Zur Erzielung von besseren Betriebsergebnissen gilt es also, das Wissen um betriebsrelevante Daten und Prozesse sowie die Träger dieser Informationen miteinander zu vernetzen. Diese Vernetzung geschieht unter dem "Dach" des Unternehmensportals. Hier werden alle relevanten Geschäftsprozesse und Informationen integriert und damit die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten entscheidend verbessert. Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner greifen über eine einheitliche Oberfläche auf die Daten und Werkzeuge zu, die sie für ihre Tätigkeit brauchen.
Unternehmensportale sind die "intelligenten" Nachfahren des Intranets, das meist nur den einseitigen Abruf von Dokumenten kennt. Moderne Unternehmensportale hingegen ermöglichen darüber hinaus eine aktive Kommunikation in beiden Richtungen, extrahieren Kennzahlen aus Daten, bieten eine auf den Benutzer zugeschnittene Sicht auf Betriebsprozesse sowie das Betriebsergebnis verbessernde Controlling-Instrumente. Je nach Einsatzschwerpunkt gibt es unterschiedliche Varianten von Unternehmensportalen, die sich jedoch nicht gegenseitig ausschließen.
Übersicht der häufigsten Portaltypen
-
Mitarbeiterportal: Stellt dem Mitarbeiter Informationen und Prozesse zu seinen betriebsinternen Aufgaben, aber auch zu verwaltungstechnischen Vorgängen zur Verfügung. Das kann ebenso gut eine Anwendung zur Auftragsabwicklung sein wie eine Maske, um Urlaub oder eine Weiterbildungsmaßnahme zu beantragen (Employee Self Service). Mitarbeiterportale bieten ferner so genannte Werkzeuge zur Zusammenarbeit (Collaboration) wie Abwesenheitskalender, Teamkalender, Ressourcenplanung oder Mitarbeiterforum. Das Mitarbeiterportal erlaubt durch die Integration von Fremddaten aus bestehenden Fachanwendungen (z.B. ERP, Buchhaltung, CRM) eine einheitliche Benutzeroberfläche für unterschiedlichste Anwendungen. Gerade für das Management ist die verdichtete Darstellung von Unternehmenskennzahlen im Portal eine wertvolle Unterstützung bei Entscheidungen. Das Mitarbeiterportal entsteht oft aus dem vorhandenen Intranet durch das Einbinden von Prozessen.
-
Kundenportal: Der Premiumzugang für "König Kunde", dem ein optimaler Service geboten werden soll. Der Focus liegt nicht primär auf der Kundengewinnung, sondern auch auf der langfristigen Kundengewinnung durch individuelle Serviceangebote. Darüber hinaus bietet das Kundenportal die Möglichkeit, durch Einbindung des Kunden die eigene Verwaltung zu entlasten und Kosten zu sparen (z.B. Self Service-Funktionen).
-
Partnerportal (Extranet): Gerade Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Partnern zusammenarbeiten, können analog dem Mitarbeiterportal ihren Partnern Informationen bereitstellen und sie in ihre Prozesse integrieren. Beispiele hier für sind der ausgelagerte Support für Produkte, freie Vertriebsmitarbeiter oder auch externe Berater.
Einführung eines Unternehmensportals
Mit Einführung einer Portallösung realisieren Sie mit geringem Aufwand folgende Ziele:
-
Integration von Daten und Anwendungen aus vorhandenen (heterogenen) IT-Systemen
-
Workflow-Unterstützung (unternehmensintern und –übergreifend)
-
Content- und Dokumenten-Management-Service (CMS, DMS)
-
Collaboration und Wissens-Management-Service
-
Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsfunktionalitäten einschl. Security
